Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, получение услуг, предполагают:
-
1. ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков;
-
2. отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение;
-
3. составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами;
-
4. выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку;
-
5. регистрацию документов, на основании которых производится закупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма);
-
6. оформление доверенностей на получение;
-
7. распределение материальных ценностей по складам;
-
8. контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено/не оплачено/просрочено);
-
9. получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.
Модуль управления снабжением предназначен для ведения операций по работе с конкретными документами на приобретение: документами-основаниями, накладными, доверенностями. К отличительными особенностям использования модуля можно отнести следующие:
-
1. автоматизированное распределение материальных ценностей по складам;
-
2. автоматическое формирование приходных складских ордеров по группе накладных;
-
3. формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям и авизо по сопроводительным документам;
-
4. формирование доверенностей на получение материальных ценностей;
-
5. формирование документов-оснований по сопроводительным документам;
-
6. использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);
-
7. учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;
-
8. наличие средств поддержки различных валют и международных закупок; регистрация грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами;
-
9. учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной цены закупаемых материальных ценностей;
-
10. учет возвратов по рекламации;
-
11. отражение в бухгалтерском учете Viki.Jet ERP всех операций по закупкам материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных операций;
-
12. автоматизированное создание финансовых обязательств по документам-основаниям на закупку, используемых при формировании и ведении платежного календаря предприятия.
В Viki.Jet ERP функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок, выбору поставщика выполняются вне модуля управления снабжением. В зависимости от состава используемых модулей системы и степени ее внедрения, входные данные для модуля управления снабжением могут формироваться разными способами:
-
1. План закупок формируется в модуле материально-технического обеспечения контура планирования и управления производством, на основе которого создаются заявки поставщикам, а по ним - документы-основания на закупку.
-
2. План закупок вводится непосредственно в модуле управления снабжением; его выполнение контролируется путем автоматического расчета фактических поставок согласно введенным в систему документам.
-
3. Поступающие заявки на закупку вводятся как документы-основания.
-
4. Документы-основания на закупку формируются автоматически на основании выполненного в модуле управления сбытом блока логистики прогноза дефицитов.
-
5. Для контроля взаиморасчетов с поставщиками служит модуль получателей блока логистики.
Использование модуля управления снабжением подразумевает формирование следующих отчетов:
-
1. отчеты о закупаемых материальных ценностях и услугах в разрезе номенклатуры продукции/услуг, поставщиков, групп, партий, внешней классификации;
-
2. аналитические отчеты по закупкам;
-
3. иерархические отчеты по исполнению групп документов-оснований;
-
4. отчет о платежах по группам документов-оснований;
-
5. иерархические реестры документов-оснований и сопроводительных документов;
-
6. отчет о несоответствиях в документах на закупку
