Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, получение услуг, предполагают:
- ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков;
- отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение;
- составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами;
- выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку;
- регистрацию документов, на основании которых производится закупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма);
- оформление доверенностей на получение;
- распределение материальных ценностей по складам;
- контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено/не оплачено/просрочено);
- получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.
Модуль управления снабжением предназначен для ведения операций по работе с конкретными документами на приобретение: документами-основаниями, накладными, доверенностями. К отличительными особенностям использования модуля можно отнести следующие:
- автоматизированное распределение материальных ценностей по складам;
- автоматическое формирование приходных складских ордеров по группе накладных;
- формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям и авизо по сопроводительным документам;
- формирование доверенностей на получение материальных ценностей;
- формирование документов-оснований по сопроводительным документам;
- использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);
- учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;
- наличие средств поддержки различных валют и международных закупок; регистрация грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами;
- учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной цены закупаемых материальных ценностей;
- учет возвратов по рекламации;
- отражение в бухгалтерском учете Viki.Jet ERP всех операций по закупкам материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных операций;
- автоматизированное создание финансовых обязательств по документам-основаниям на закупку, используемых при формировании и ведении платежного календаря предприятия.
В Viki.Jet ERP функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок, выбору поставщика выполняются вне модуля управления снабжением. В зависимости от состава используемых модулей системы и степени ее внедрения, входные данные для модуля управления снабжением могут формироваться разными способами:
- План закупок формируется в модуле материально-технического обеспечения контура планирования и управления производством, на основе которого создаются заявки поставщикам, а по ним - документы-основания на закупку.
- План закупок вводится непосредственно в модуле управления снабжением; его выполнение контролируется путем автоматического расчета фактических поставок согласно введенным в систему документам.
- Поступающие заявки на закупку вводятся как документы-основания.
- Документы-основания на закупку формируются автоматически на основании выполненного в модуле управления сбытом блока логистики прогноза дефицитов.
- Для контроля взаиморасчетов с поставщиками служит модуль получателей блока логистики.
Использование модуля управления снабжением подразумевает формирование следующих отчетов:
- отчеты о закупаемых материальных ценностях и услугах в разрезе номенклатуры продукции/услуг, поставщиков, групп, партий, внешней классификации;
- аналитические отчеты по закупкам;
- иерархические отчеты по исполнению групп документов-оснований;
- отчет о платежах по группам документов-оснований;
- иерархические реестры документов-оснований и сопроводительных документов;
- отчет о несоответствиях в документах на закупку
