Что такое складской учет и как его вести

Складской учет товаров: основы, способы и автоматизация ведения

Любой торговый или производственный бизнес начинается с товара. Но если вы не знаете точно, сколько у вас товара, где он лежит и когда он испортится, значит, вы не управляете своим бизнесом. Ведение складского учета необходимо для точного понимания объемов запасов и их локации. В этой статье рассматривается, что такое складской учет, какие методы его организации актуальны для бизнеса и как программные решения позволяют перейти к автоматическому контролю складских остатков.

Что такое складской учет и его задачи на предприятии

Разберем подробнее, что такое складской учет. Это комплекс мер по документальному оформлению и фиксации всех операций с ТМЦ. Профессиональный складской учет товаров включает контроль поступления, внутреннего перемещения и отгрузки продукции. Основная цель — обеспечить актуальный учет складских остатков и исключить расхождения в данных между учетной системой и фактическим наличием товара.

Главные задачи учета:

• Количественная точность: Знать реальные остатки, чтобы не продавать «воздух» и не закупать лишнее.
• Качественная сохранность: Контролировать сроки годности, партии и состояние упаковки.
• Адресный порядок: Знать не просто «что» у нас есть, но и «где конкретно» это лежит.

Основные способы ведения складского учета

1. «Котовой» или бумажный метод

Самый древний способ. Все операции записываются в амбарные книги или журналы. Карточки складского учета (форма М-17) заполняются вручную.
Вердикт: Подходит только для крошечных кладовок. В современном бизнесе это прямой путь к ошибкам, воровству и невозможности быстро найти концов.

2. Табличный метод

Табличный метод предполагает ведение складского учета в Excel. Это упрощает подсчеты, но не решает главной проблемы.
Вердикт: Excel — это статичная картинка. Он не показывает ситуацию в реальном времени. Пока оператор вносит данные, кладовщик уже мог переставить товар. Кроме того, Excel не умеет управлять людьми и строить маршруты.

3. Автоматизированная система управления (WMS)

Специализированная программа для складского учета (WMS) является стандартом современной логистики. В данном случае складской учет товаров ведется с использованием ТСД и штрихкодирования.
Вердикт: Единственный способ добиться 99.9% точности и скорости. Система WMS связывает физический товар с его цифровым двойником в системе.

Оптимизация складского учета с помощью WMS

Оптимизация складского учета через WMS переводит фиксацию данных в оперативный режим.
Вот как WMS решает главные задачи учета:

• Учет поступлений

Вместо ручного пересчета и заполнения ордеров, сотрудник сканирует штрихкоды поступившего груза. Система мгновенно сверяет их с планом поставки. Документы (приходные ордера) формируются автоматически.

• Учет движения и адресное хранение

Это главное отличие WMS от Excel. Наша система делит склад на ячейки с уникальными адресами. При любом перемещении товара сотрудник сканирует товар и ячейку.
Результат: Вы всегда знаете точное местоположение каждой единицы. Время поиска сокращается до нуля.

• Учет отгрузок

Система резервирует конкретный товар под заказ и не дает отгрузить лишнее или перепутанное. Списание остатков происходит в момент подтверждения отгрузки на ТСД, а не вечером, когда бухгалтер проведет накладную.
 

Инвентаризация как часть учета

В классическом учете инвентаризация — это стихийное бедствие с остановкой работы. При работе с VIKI.JET.WMS подход меняется. Вы можете проводить циклическую инвентаризацию: пересчитывать по несколько ячеек в день без остановки склада. Это позволяет поддерживать актуальность данных постоянно, а не раз в год.
 

С чего начать организацию правильного учета?

1. Аудит текущих процессов: Поймите, где вы теряете деньги (ошибки, скорость, пересорт).
2. Маркировка склада: Разделите склад на зоны и ячейки, наклейте штрихкоды.
3. Маркировка товара: Убедитесь, что весь товар имеет читаемые этикетки.
4. Внедрение WMS: Это станет «мозгом» вашей новой системы учета, который объединит сотрудников, товары и процессы в единый механизм.

Заключение

Точное ведение складского учета снижает операционные издержки и повышает качество сервиса. Вести складской учет товаров вручную при растущих объемах нецелесообразно. Внедрение системы управления складом обеспечивает прозрачный учет складских остатков и автоматизирует контроль за действиями персонала, создавая надежную базу для развития бизнеса.